ESQUEMA DE DESARROLLO
Plataforma de Gestión de Ensayos Clínicos
para Comité de Ética en Investigación
Basado en Google Workspace
Inspirado en el pipeline de ProEthos (PAHO/BIREME)
Febrero 2026
El presente documento propone un esquema integral para el desarrollo de una plataforma de gestión de protocolos de investigación clínica sometidos a un Comité de Ética en Investigación (CEI). La solución se construye íntegramente sobre la suite de Google Workspace, aprovechando sus capacidades nativas de almacenamiento, formularios, hojas de cálculo, automatización y comunicación.
El diseño toma como referencia principal el flujo de trabajo (pipeline) del programa ProEthos, desarrollado por la Organización Panamericana de la Salud (OPS/PAHO) y BIREME, que sistematiza la revisión ética de investigaciones con seres humanos. ProEthos gestiona todo el ciclo de vida del protocolo: desde la presentación electrónica por el investigador, pasando por la revisión por pares y el comité, hasta el monitoreo post-aprobación y la exportación a registros de ensayos clínicos.
La plataforma se estructura en cinco capas funcionales, cada una mapeada a componentes específicos de Google Workspace:
Capa | Componente Google | Función |
Presentación | Google Forms + Sites | Formularios de registro, carga de protocolos, portal público de consulta |
Datos | Google Sheets | Base de datos central: registro maestro, estados, versiones, decisiones, monitoreo |
Almacenamiento | Google Drive | Archivos adjuntos (protocolos, consentimientos, enmiendas, informes), estructura de carpetas por protocolo |
Automatización | Google Apps Script | Lógica de negocio, cambios de estado, notificaciones automáticas, generación de PDFs, validaciones |
Comunicación | Gmail + Calendar | Notificaciones por email en cada transición, agendamiento de reuniones del comité, recordatorios |
Se propone una jerarquía de carpetas en Drive compartido (Shared Drive) para organizar toda la documentación:
Carpeta | Contenido |
/CEI-Protocolos/ | Raíz del sistema |
/2026/ | Protocolos por año de presentación |
/CEI-2026-001/ | Carpeta individual por protocolo (código único) |
/01-Presentacion/ | Protocolo original, consentimiento informado, formularios |
/02-Revisiones/ | Dictaménes de revisores externos y miembros del CEI |
/03-Enmiendas/ | Versiones corregidas y enmiendas al protocolo |
/04-Decisiones/ | Actas, resoluciones, cartas de aprobación/rechazo |
/05-Monitoreo/ | Informes de avance, eventos adversos, cierre |
/Formularios/ | Archivos maestros (templates) de cada Google Form del sistema: Presentación, Screening, Evaluaciones, Decisión, Enmienda, Monitoreo, EAS, Cierre, Conflicto de Interés |
/Respuestas-Forms/ | Carpeta destino automático de archivos cargados vía Google Forms (uploads). Apps Script los copia a la carpeta del protocolo correspondiente |
/Plantillas/ | Templates de cartas de decisión, modelos de acta, checklists en Google Docs |
/Reuniones-CEI/ | Actas de reunión, agendas, listas de asistencia |
/Reportes/ | Informes anuales, estadísticas, exportaciones |
Nota sobre el flujo de archivos: cuando un investigador carga documentos a través de un Google Form (por ejemplo, el protocolo en PDF o el consentimiento informado), Google deposita automáticamente esos archivos en la carpeta /Respuestas-Forms/. Posteriormente, la función onFormSubmit() de Apps Script copia los archivos a la carpeta estructurada del protocolo correspondiente (ej: /2026/CEI-2026-001/01-Presentacion/), garantizando así la organización y trazabilidad de toda la documentación.
El siguiente pipeline replica y adapta el flujo de ProEthos al entorno de Google Workspace. Cada estado tiene un responsable claro, acciones requeridas y automatizaciones asociadas.
El protocolo atraviesa los siguientes estados, equivalentes al pipeline de ProEthos:
# | Estado | Código | Responsable | Equivalente ProEthos |
1 | Borrador | DRAFT | Investigador Principal | Draft / Pending submission |
2 | Presentado | SUBMITTED | Secretaría CEI | Submitted |
3 | Screening Inicial | SCREENING | Secretaría CEI | Initial screening |
4 | Revisión Documental Incompleta | INCOMPLETE | Investigador | Changes requested |
5 | En Revisión por Pares | PEER_REVIEW | Revisores externos | External peer review |
6 | Revisión Inicial del CEI | COMMITTEE_REVIEW | Miembros del CEI | Under committee initial review |
7 | Agendado para Reunión | SCHEDULED | Secretaría CEI | Scheduled for Meeting |
8 | Listo para Decisión | READY_DECISION | Pleno del CEI | Ready for decision |
9a | Aprobado | APPROVED | Secretaría CEI | Approved |
9b | Aprobado con Condiciones | APPROVED_COND | Investigador + CEI | Approved with conditions |
9c | No Aprobado | REJECTED | Secretaría CEI | Not approved / Rejected |
10 | En Monitoreo | MONITORING | Investigador + CEI | Monitoring |
11 | Estudio Finalizado | CLOSED | Secretaría CEI | Closed / Completed |
DRAFT → SUBMITTED
SUBMITTED → SCREENING
SCREENING → INCOMPLETE (si falta documentación)
SCREENING → PEER_REVIEW
PEER_REVIEW → COMMITTEE_REVIEW → SCHEDULED → READY_DECISION
READY_DECISION → APPROVED / APPROVED_COND / REJECTED
APPROVED → MONITORING → CLOSED
Se propone un conjunto de formularios interconectados que capturan la información en cada etapa del pipeline. Cada formulario envía sus respuestas a la hoja de cálculo maestra.
Este es el formulario principal del sistema, equivalente al formulario de submission de ProEthos (PAHO/BIREME). Es el punto de entrada para todo protocolo de investigación que requiera revisión ética. Se implementa como un Google Form multipagina con navegación condicional.
El formulario se compone de 9 secciones temáticas más una declaración jurada final, organizadas en páginas secuenciales de Google Forms con barra de progreso habilitada. Incluye lógica condicional: si el tipo de estudio es “Ensayo clínico”, se despliega una sección adicional (4a) con campos específicos; para los demás tipos de estudio, la navegación salta directamente a la sección de Población (4b).
Resumen de Secciones
N° | Sección | Campos | Contenido principal |
1 | Datos del Investigador Principal | 13 | Identificación, título, institución, contacto, ORCID |
2 | Equipo de Investigación | 7 | Co-investigadores (hasta 4+), roles, patrocinador |
3 | Datos del Proyecto | 10 | Título, resumen, fechas, área temática, centros participantes |
4a | Detalles del Ensayo Clínico | 7 | [CONDICIONAL] Fase, diseño, ciego, aleatorización, intervención |
4b | Población de Estudio | 8 | Tamaño muestral, rango etario, criterios, endpoints |
5 | Consideraciones Éticas | 9 | Riesgo, beneficio, vulnerables, confidencialidad, datos genéticos |
6 | Consentimiento Informado | 5 | Tipo de CI, checklist de contenidos, asentimiento, excepciones |
7 | Financiamiento y Conflictos de Interés | 6 | Fuentes, presupuesto, compensación, conflictos, póliza de seguro |
8 | Registro y Marco Normativo | 7 | Registro público, normativa aplicable, post-ensayo, publicación |
9 | Documentos Adjuntos | 9 | Links de Drive: protocolo, CI, avales, CVs, póliza, brochure |
✔ | Declaración Final y Envío | 4 | Declaración jurada (8 compromisos), firma, fecha, observaciones |
Sección 1: Datos del Investigador Principal
📌 Ref. normativa: Helsinki art. 23; BPC 2.7; Resolución 1480/11.
Identifica al responsable legal del estudio. Todos los campos de contacto deben ser verificables. El IP es quien asume la responsabilidad ante el CEI durante todo el ciclo de vida del protocolo.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Apellido/s | Texto corto | Sí | Apellido/s del investigador principal |
Nombre/s | Texto corto | Sí | Nombre/s del investigador principal |
DNI | Texto corto | Sí | Documento nacional de identidad. Ej: 30.456.789 |
ORCID ID | Texto corto | No | Identificador ORCID si posee. Formato: 0000-0002-1234-5678 |
Grado académico / Título | Lista desplegable | Sí | Opciones: Médico/a, Lic. Enfermería, Bioquímico/a, Farmacéutico/a, Psicólogo/a, Odontólogo/a, Kinesiólogo/a, Lic. Cs. Salud, Doctor/a PhD, Magíster, Especialista, Otro |
Especialidad / Área | Texto corto | No | Ej: Cardiología, Epidemiología, Salud Pública |
Institución de pertenencia | Texto corto | Sí | Institución principal. Ej: Hospital Provincial de Pediatría |
Cargo / Función | Texto corto | No | Ej: Jefe de Servicio, Investigador asistente |
Departamento / Servicio | Texto corto | No | Ej: Servicio de Clínica Médica |
Email institucional | Texto (email) | Sí | Validación: patrón .*@.*\..* |
Teléfono de contacto | Texto corto | Sí | Con código de área. Ej: +54 3764 123456 |
Dirección postal | Texto corto | No | Calle, Número, Ciudad, Provincia, CP |
Sección 2: Equipo de Investigación
📌 Ref. normativa: CEIP Misiones Paso 6: se requiere CV resumido de cada integrante.
Permite registrar hasta 3 co-investigadores en campos individuales, más un campo abierto para miembros adicionales. Cada co-investigador se documenta con nombre, rol, institución, email y título. Incluye sección de patrocinador.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Co-investigador 1 | Párrafo | No | Formato: Nombre, Rol, Institución, Email, Título |
Co-investigador 2 | Párrafo | No | Mismo formato. En blanco si no aplica |
Co-investigador 3 | Párrafo | No | Mismo formato. En blanco si no aplica |
Otros miembros (4+) | Párrafo | No | Listado libre para equipos grandes |
¿Patrocinador externo? | Opción múltiple | Sí | Sí / No |
Nombre del patrocinador | Texto corto | No | Solo si aplica. Empresa o institución |
Contacto del patrocinador | Texto corto | No | Email y/o teléfono del representante |
⚠️ BPC 2.13: el patrocinante garantiza gratuidad de fármacos y procedimientos. BPC 2.18: cobertura de riesgos mediante seguro.
Sección 3: Datos del Proyecto de Investigación
Información general del estudio que permite la clasificación, registro y seguimiento del protocolo a lo largo de su ciclo de vida.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Título completo | Texto corto | Sí | Título descriptivo del protocolo de investigación |
Acrónimo del estudio | Texto corto | No | Ej: CARDIOPREVENT-24 |
Versión del protocolo | Texto corto | Sí | Ej: v1.0 |
Resumen (máx. 500 palabras) | Párrafo | Sí | Objetivos, metodología resumida, población, resultados esperados |
Palabras clave | Texto corto | Sí | 3-6 palabras separadas por comas |
Fecha estimada de inicio | Fecha | Sí | Selector de fecha de Google Forms |
Fecha estimada de fin | Fecha | Sí | Selector de fecha de Google Forms |
Duración total estimada | Texto corto | No | Ej: 18 meses, 2 años |
Área temática principal | Lista desplegable | Sí | Biomédica, Epidemiológica, Salud Pública, Cs. Comportamiento, Cs. Sociales, Farmacología, Dispositivos, Genómica/Biobancos, Nutrición, Salud Mental, Enfermería, Odontología, Otra |
Instituciones participantes | Párrafo | Sí | Listar todos los centros, uno por línea |
⚠️ CEIP Misiones: se requiere Aval Institucional de CADA institución participante. Sin este aval no se puede solicitar la evaluación.
Sección 4: Diseño Metodológico del Estudio
📌 Ref. normativa: BPC 2.6: protocolo científicamente sólido, preciso y detallado.
Esta sección utiliza navegación condicional de Google Forms. El campo “Tipo de estudio” determina la página siguiente:
Campo de control de navegación:
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Tipo de estudio | Opción múltiple | Sí | Observacional descriptivo | Observacional analítico (cohorte, caso-control, transversal) | Ensayo clínico (experimental) → Pág. 4a | Cuasi-experimental | Revisión sistemática / Meta-análisis | Investigación cualitativa | Diseño mixto | Otro |
Página 4a — Detalles del Ensayo Clínico (condicional):
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Fase del ensayo clínico | Lista desplegable | Sí | Fase I (Farmacocinética/seguridad) | Fase II (Eficacia/dosis) | Fase III (Eficacia comparativa) | Fase IV (Farmacovigilancia) | Bioequivalencia |
Tipo de diseño | Lista desplegable | No | Controlado con placebo | Con tratamiento activo | Sin grupo control | Cruzado | Factorial | No inferioridad | Superioridad | Equivalencia |
Enmascaramiento (ciego) | Lista desplegable | No | Abierto (open label) | Simple ciego | Doble ciego | Triple ciego |
Aleatorización | Opción múltiple | No | Aleatorizado | No aleatorizado |
Intervención / Producto | Párrafo | Sí | Nombre del fármaco/dispositivo/procedimiento, dosificación, vía, duración |
Comparador | Texto corto | No | Placebo, tratamiento estándar, dispositivo convencional |
¿Multicéntrico? | Opción múltiple | No | Sí (centros en Secc. 3) | No (monocéntrico) |
⚠️ Disposición 6677/10 ANMAT: los ensayos clínicos son de “riesgo mayor”. Requieren autorización de ANMAT antes de iniciar.
Página 4b — Población de Estudio (todos los tipos):
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Número estimado de participantes | Texto (número) | Sí | Validación numérica. Justificar cálculo muestral en protocolo |
Edad mínima | Texto corto | Sí | Ej: 18 años |
Edad máxima | Texto corto | Sí | Ej: 75 años |
Sexo / Género | Lista desplegable | Sí | Ambos sexos | Solo femenino | Solo masculino | Otro criterio |
Criterios de inclusión | Párrafo | No | Principales criterios, uno por línea. Detalle en protocolo |
Criterios de exclusión | Párrafo | No | Principales criterios, uno por línea |
Endpoint primario | Texto corto | Sí | Ej: Reducción de HbA1c a las 24 semanas |
Endpoints secundarios | Párrafo | No | Lista de endpoints secundarios del estudio |
Sección 5: Consideraciones Éticas
📌 Ref. normativa: Helsinki art. 16-18: evaluación de riesgos/beneficios. Los derechos del participante prevalecen sobre intereses de la ciencia.
Sección crítica para la evaluación del CEI. Documenta el análisis riesgo/beneficio, la inclusión de poblaciones vulnerables con sus protecciones específicas, y las medidas de confidencialidad.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Clasificación de riesgo | Opción múltiple | Sí | Sin riesgo (datos públicos, anonimizados) | Riesgo mínimo (encuestas, observación) | Riesgo mayor al mínimo (intervención, fármaco) |
Riesgos potenciales | Párrafo | Sí | Físicos, psicológicos, sociales, económicos y su probabilidad |
Beneficios potenciales | Párrafo | Sí | Directos para el participante y para la sociedad/conocimiento |
Medidas para minimizar riesgos | Párrafo | Sí | Procedimientos de seguridad, criterios de interrupción |
Poblaciones vulnerables | Casillas (múltiple) | Sí | Menores | Embarazadas | Discapacidad cognitiva | Privados de libertad | Comunidades originarias | Pobreza/marginación | Empleados del investigador | No incluye |
Justificación y protecciones | Párrafo | No | Si incluyó vulnerables: justificación y salvaguardas adicionales |
Confidencialidad de datos | Párrafo | Sí | Anonimización, codificación, acceso, almacenamiento (Ley 25.326) |
¿Datos genéticos? | Opción múltiple | No | Sí (aplica Decreto Prov. 1612) | No |
¿Compartir muestras/datos? | Opción múltiple | No | Sí (plan en protocolo) | No |
⚠️ Población originaria en Misiones: circuito Res. Ministerial 2262/22 y Comité Consultivo Techay Mbya.
Sección 6: Consentimiento Informado
📌 Ref. normativa: Helsinki art. 25-32: participación voluntaria, información completa, preferentemente escrito.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
¿Se obtendrá CI? | Opción múltiple | Sí | Sí (se adjunta modelo) | No (justificación requerida) |
Contenido del CI | Casillas (múltiple) | No | Propósito | Riesgos/beneficios | Alternativas | Voluntariedad | Confidencialidad | Compensación/daño | Contacto IP y CEI | Post-ensayo | Financiamiento/conflictos |
¿Asentimiento de menores? | Opción múltiple | No | Sí (se adjunta modelo) | No aplica |
Idioma/s del CI | Texto corto | No | Ej: Español, Guaraní (bilingüe) |
Justificación de excepción | Párrafo | No | Solo si no se obtiene CI. Helsinki art. 30: la excepción es excepcional |
Sección 7: Financiamiento y Conflictos de Interés
📌 Ref. normativa: Helsinki art. 26: informar fuentes de financiamiento y conflictos de interés al participante.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Fuentes de financiamiento | Casillas (múltiple) | Sí | Fondos propios | Beca (CONICET, FONCyT) | Público prov./nac. | Industria farmacéutica | Organismo internacional | Sin financiamiento | Otro |
Presupuesto estimado | Texto corto | No | Ej: $2.500.000 ARS / USD 15.000 |
Compensación a participantes | Opción múltiple | No | Sí (describir) | Solo reintegro de gastos | No |
Conflictos de interés | Opción múltiple | Sí | Sí (describir) | No |
Descripción de conflictos | Párrafo | No | Relaciones financieras, laborales u otras. En blanco si no aplica |
Póliza de seguro | Opción múltiple | No | Sí (adjuntar) | No aplica (sin riesgo/mínimo) | En trámite |
⚠️ BPC 2.18: cobertura de riesgos obligatoria para ensayos clínicos. BPC 2.14-2.15: compensación razonable.
Sección 8: Registro del Ensayo y Marco Normativo
📌 Ref. normativa: Helsinki art. 35: registro público antes de aceptar al primer participante. Helsinki art. 34: estipulaciones post-ensayo.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
¿Registrado en base pública? | Opción múltiple | No | Sí | En trámite | No aplica (no es ensayo) |
Registro | Lista desplegable | No | ClinicalTrials.gov | ANMAT | RENIS | WHO ICTRP | EU Register | REBEC | Otro | No aplica |
Número de registro | Texto corto | No | Ej: NCT04123456 / RENIS-2026-0042 |
Marco normativo aplicable | Casillas (múltiple) | Sí | Res. 1480/11 | Disp. 6677/10 ANMAT | Ley 25.326 | Dec. Prov. 1612 | Disp. 6431/2022 Cannabis | Res. Min. 2262/22 Originarios | Helsinki 2013 | CIOMS 2016 | ICH-GCP E6(R2) |
¿Aprobado por otro CEI? | Opción múltiple | No | Sí (adjuntar dictámen) | No (primera presentación) |
Estipulaciones post-ensayo | Párrafo | No | Acceso a intervención efectiva tras el ensayo (Helsinki art. 34) |
Plan de publicación | Párrafo | No | Cómo y dónde se publicarán resultados, incluyendo negativos (Helsinki art. 36) |
Sección 9: Documentos Adjuntos
📌 Ref. normativa: CEIP Misiones Paso 9: todos los documentos en PDF. Se sugiere unificar.
Nota técnica: Google Apps Script no soporta la creación programática de campos de carga de archivos (FileUploadItem). Los campos se implementan como texto con validación de URL donde el investigador pega links de Google Drive compartidos. El administrador puede reemplazarlos manualmente por campos de “Subir archivo” desde el editor visual de Google Forms.
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Protocolo completo (PDF) | Texto (URL) | Sí | Link de Google Drive compartido. Validación: contiene “http” |
Consentimiento Informado (PDF) | Texto (URL) | Sí | Modelo de CI o justificación de excepción |
Aval/es Institucional/es (PDF) | Texto (URL) | Sí | Un PDF con todos los avales, o links separados |
CV del IP (PDF) | Texto (URL) | Sí | Curriculum vitae resumido del investigador principal |
CV co-investigadores (PDF) | Texto (URL) | No | CVs de integrantes. Puede ser un solo archivo |
Póliza de seguro (PDF) | Texto (URL) | No | Solo para ensayos con riesgo mayor al mínimo |
Manual / Brochure (PDF) | Texto (URL) | No | Solo para ensayos con fármacos o dispositivos |
Aprobaciones otros CEI (PDF) | Texto (URL) | No | Dictámenes de otros comités o ANMAT |
Otros documentos (PDF) | Texto (URL) | No | Acuerdos, Comité Techay Mbya, asentimiento, cuestionarios |
Declaración Final y Envío
El investigador debe marcar todos los compromisos de la declaración jurada antes de poder enviar el formulario. Los compromisos son:
Campo | Tipo | Req. | Descripción / Opciones |
Declaración jurada | Casillas (múltiple) | Sí | 8 compromisos obligatorios (todos deben marcarse) |
Nombre del declarante | Texto corto | Sí | Nombre y apellido del IP |
Fecha de presentación | Fecha | Sí | Selector de fecha |
Observaciones adicionales | Párrafo | No | Información adicional relevante para la evaluación |
Configuración Técnica del Google Form
Formulario | Propósito | Usado por |
Checklist de Screening | Verificación de completitud documental | Secretaría del CEI |
Evaluación de Revisor Externo | Dictámen técnico-ético del revisor par | Revisores externos |
Evaluación de Miembro CEI | Opinión y recomendación del miembro | Miembros del comité |
Decisión del Comité | Registro de la decisión final con justificación | Presidente/Secretaría |
Presentación de Enmienda | Cambios al protocolo, documentos adicionales | Investigador |
Informe de Monitoreo | Avance del estudio, reclutamiento, eventos adversos | Investigador |
Reporte de Evento Adverso Serio | Notificación urgente de EAS | Investigador |
Informe Final / Cierre | Resultados finales, cierre del estudio | Investigador |
Declaración de Conflicto de Interés | Declaración previa a revisión de protocolo | Miembros CEI / Revisores |
La hoja de cálculo maestra funciona como base de datos central del sistema, con múltiples pestañas (hojas) interconectadas.
Hoja: Registro Maestro de Protocolos
Contiene un registro por protocolo con todas sus propiedades principales. Columnas sugeridas:
Hoja: Log de Transiciones
Registro histórico e inmutable de cada cambio de estado:
Hoja: Revisores
Catálogo de revisores externos disponibles:
Hoja: Miembros CEI
Registro de miembros del comité:
Hoja: Reuniones
Agenda y actas de reuniones del comité:
Hoja: Monitoreo
Seguimiento periódico de estudios aprobados:
El motor de automatización del sistema se implementa con Google Apps Script, que se ejecuta en la nube de Google sin costo adicional. A continuación se detallan las principales funciones a desarrollar.
Función | Trigger | Acción |
onFormSubmit() | Envío de formulario de presentación | Genera ID único, crea carpeta en Drive, copia archivos, envía confirmación, registra en hoja maestra |
changeState() | Cambio manual o automático de estado | Actualiza estado en hoja maestra, registra transición en log, dispara notificaciones según estado destino |
assignReviewers() | Asignación desde hoja de revisores | Comparte carpeta del protocolo con revisores, envía email con instrucciones y link al formulario de evaluación |
sendReminders() | Trigger temporal (diario) | Revisa fechas límite pendientes, envía recordatorios a revisores, investigadores con informes vencidos |
generateDecisionLetter() | Registro de decisión del CEI | Crea carta desde template de Google Docs, la convierte a PDF, la almacena en Drive y la envía al investigador |
scheduleMonitoring() | Aprobación de protocolo | Calcula próximas fechas de informe, crea eventos en Calendar, configura recordatorios |
generateReport() | Manual (menú personalizado) | Genera estadísticas del CEI: protocolos por estado, tiempos promedio, volumen por período |
exportClinicalTrial() | Manual (menú personalizado) | Exporta datos del protocolo en formato compatible con registros de ensayos clínicos (XML/CSV) |
Cada transición de estado genera un email automático con información contextual:
Evento | Destinatario | Contenido |
Protocolo presentado | Investigador + Secretaría | Confirmación con código de protocolo |
Documentación incompleta | Investigador | Lista de faltantes, plazo para completar |
Revisor asignado | Revisor externo | Link a documentos, formulario de evaluación, fecha límite |
Recordatorio de revisión | Revisor con plazo vencido | Recordatorio cordial con nueva fecha límite |
Protocolo agendado | Miembros del CEI | Agenda de la reunión con protocolos a revisar |
Decisión emitida | Investigador | Carta de resolución (aprobado/rechazado/condiciones) |
Informe de monitoreo vencido | Investigador | Recordatorio de informe periódico |
El sistema define roles con niveles diferenciados de acceso a la información y funcionalidades, gestionados mediante permisos de Google Drive y lógica en Apps Script.
Rol | Permisos | Implementación Google |
Investigador | Presentar protocolos, ver estado de sus propios protocolos, subir enmiendas e informes, ver decisiones | Acceso solo a su carpeta de protocolo (Drive), formularios públicos |
Secretaría CEI | Acceso total: gestionar estados, asignar revisores, generar cartas, crear reuniones, generar reportes | Editor del Sheets maestro, admin del Drive compartido, ejecución de todos los scripts |
Revisor Externo | Ver documentos del protocolo asignado, completar formulario de evaluación | Lectura de la carpeta del protocolo asignado (Drive), acceso al form de evaluación |
Miembro CEI | Ver protocolos en revisión, completar evaluación, participar en deliberación, votar | Lectura de carpetas de protocolos en revisión, acceso a forms de evaluación |
Presidente CEI | Todos los permisos de miembro + aprobar decisiones, firmar actas | Editor del Sheets + permisos de firma digital en Docs/PDF |
Administrador | Configurar el sistema, gestionar usuarios y roles, modificar formularios, editar scripts | Propietario del proyecto Apps Script y del Drive compartido |
Se recomienda un despliegue incremental en cuatro fases para minimizar riesgos y permitir ajustes iterativos:
Limitación | Impacto | Mitigación |
Google Sheets tiene límite de 10 millones de celdas | Bajo: un CEI típico gestiona cientos de protocolos/año | Archivar hojas anuales; usar AppSheet para interfaz si se necesita escalar |
Apps Script tiene límites de ejecución (6 min/función) | Medio: operaciones masivas pueden exceder el límite | Dividir funciones largas, usar triggers escalonados |
Google Forms no soporta lógica condicional compleja | Medio: formularios largos pueden ser difíciles de navegar | Dividir en múltiples formularios por sección; usar AppSheet para formularios avanzados |
Sin firma digital nativa | Bajo: se puede complementar externamente | Integrar DocuSign o similar vía API; o usar confirmación por email como registro |
No es un sistema transaccional (ACID) | Bajo: el volumen del CEI es manejable | Implementar bloqueo optimista en Apps Script para evitar conflictos de escritura |
A continuación se presenta una comparación directa entre las características de ProEthos y su equivalente en la solución propuesta con Google Workspace:
Característica ProEthos | Equivalente Google Workspace | Observación |
Servidor propio (PHP/Symfony) | Google Workspace (sin servidor) | Elimina necesidad de programador y servidor dedicado |
Base de datos MySQL | Google Sheets como BD | Suficiente para el volumen de un CEI típico |
Formularios web propios | Google Forms + AppSheet | Menor personalización pero más fácil de mantener |
Almacenamiento de archivos local | Google Drive con carpetas estructuradas | Mejor colaboración, versionado automático |
Emails automáticos (SMTP) | Gmail via Apps Script (MailApp) | Integrado sin configuración de servidor SMTP |
Generación PDF de protocolo | Google Docs template + conversión PDF | Funcionalidad equivalente |
Exportación a registros clínicos (XML) | Apps Script genera XML/CSV de exportación | Requiere desarrollo del formato específico |
Multi-idioma (EN/ES/PT/FR) | Formularios en idioma deseado; interfaz Google es multi-idioma | Menos flexible pero funcional |
Comunidad de soporte abierta | Soporte de Google + documentación Apps Script | Mayor base de conocimiento disponible |
Este esquema ofrece una alternativa viable, económica y mantenible al despliegue de ProEthos en servidor propio, especialmente para comités de ética que ya cuentan con Google Workspace institucional y no disponen de recursos técnicos dedicados para administrar una plataforma web independiente.